Die perfekte Bewerbung, Teil 7/8 – Bewerbung per E-Mail und Online-Formular

Da sich immer weniger Firmen mit der Materialschlacht auseinandersetzen wollen, die bei manchmal hunderten eingehenden Bewerbungen auf nur eine Stelle einhergeht, bevorzugen die meisten heutzutage in der Regel die elektronische Bewerbung. Wie man eine Bewerbung für den Versand per E-Mail vorbereitet und wie Sie sich per Online-Formular bewerben, erfahren Sie in diesem Artikel.

Obwohl inzwischen praktisch jedermann eine E-Mail-Adresse hat und diese auch regelmäßig nutzt, stellen sich dem durchschnittlichen Bewerber einige Fragen, wenn er seine Bewerbung per E-Mail versenden möchte:

  • Was schreibe ich in den Betreff?
  • Was gehört in den Textkörper?
  • Welche Anhänge sind beizufügen, und welches Format sollten diese haben?

Einige der größeren Firmen sind dazu übergegangen, ihren Bewerbern Online-Formulare anzubieten, um ihren eigenen Aufwand zu minimieren. Diese sogenannten Bewerberportale sind manchmal mehr und manchmal weniger gut gelungen und stellen für den Bewerber oft einen unzumutbaren Aufwand dar. Wie man damit umgehen kann, erfahren Sie im zweiten Teil dieses Artikels.

Bewerbung per E-Mail

Wenn Sie sich per E-Mail bewerben, sollten Sie sich im Umgang mit diesem Medium sicher fühlen, oder jemanden bitten, Sie dabei zu unterstützen. Denken Sie daran, dass man Ihnen vermutlich auch per E-Mail antworten wird, also prüfen Sie regelmäßig Ihren Posteingang und auch Ihren Spam-Ordner.

Achtung: Verwenden Sie nur eine seriös wirkende E-Mail-Adresse, so lustig furzmeister@darmwind.de vielleicht auch in Ihren Ohren klingen mag… Tabu ist auch die E-Mail-Adresse Ihres Partners, wenn Sie eindeutig als solche erkennbar ist. Eine neue E-Mail-Adresse ist schnell eingerichtet und kostenlos.

Mit dem im Folgenden beschriebenen Vorgehen werden Sie gleichzeitig folgenden Anforderungen gerecht:

  1. Sie versenden Ihre Bewerbung in einem ansprechenden Format.
  2. Sie stellen sicher, dass Ihre Unterlagen vom Empfänger ohne Qualitätsverlust lesbar sind.
  3. Sie reduzieren den administrativen Aufwand des Empfängers auf ein Minimum (man wird es Ihnen danken!).
  4. Sie erstellen Ihre Bewerbung praktisch wie für den Versand per Post und erzeugen so keinen zusätzlichen Aufwand.

Inhalt

In den Betreff Ihrer E-Mail schreiben Sie lediglich

Bewerbung als [Stellenbezeichnung] – [Referenz]

Die beiden Informationen, Stellenbezeichnung wie im Stellenangebot angegeben, sowie eine Referenz (Referenznummer, Angebotsnummer, Datum und Medium der Anzeige o. ä.) erlauben dem Empfänger bereits eine eindeutige Zuordnung Ihrer E-Mail.

Der Textkörper der E-Mail enthält lediglich einen kurzen Satz:

Sehr geehrt[Anrede],

anbei übersende ich Ihnen meine kompletten Bewerbungsunterlagen für oben genanntes Stellenangebot.

Mit freundlichen Grüßen

[Ihr Name]

Es ist im E-Mail-Verkehr üblich, am Ende des Textkörpers eine Signatur anzuhängen. So hat der Empfänger Ihre Kontaktdaten sofort griffbereit, ohne die Anhänge öffnen zu müssen. Diese sieht üblicherweise etwa so aus:


Gerlinde Huber
Meisenweg 99
99999 Dingsdorf
Tel 01234-5678
Mobil 0199-0987654
E-Mail ghuber@dings.de

Ich halte es nicht für empfehlenswert, das Anschreiben in den Textkörper der E-Mail zu setzen, da Sie davon ausgehen können, dass es beim Empfänger nicht so angezeigt wird wie bei Ihnen auf dem Bildschirm. Aus diesem Grund sind auch HTML-Formatierungen wie fett, kursiv oder andere Schriftarten wenig sinnvoll.

Die Anhänge

Wenn Sie wirklich sichergehen wollen, dass Ihre Bewerbung beim Empfänger so schön aussieht, wie Sie sie angefertigt haben, dann empfehle ich Ihnen, ausschließlich Dateien im PDF-Format zu verschicken. PDF (Portable Document Format) kann heute praktisch jeder lesen.

Wenn Sie Word-Dateien versenden, gehen Sie das Risiko ein, dass Ihre Dokumente nicht korrekt angezeigt werden, weil der Empfänger vielleicht eine andere Word-Version hat, auf seinem Rechner die Schriftart fehlt, die Sie verwendet haben, oder er hat gar kein Word und muss die Dokumente in ein anderes Format konvertieren. Eventuell wird sogar Ihre ganze E-Mail vom Mailserver geblockt, weil er Makroviren in den Dokumenten vermutet.

Wenn Sie beim Scannen Ihrer Zeugnisse Bildformate wie JPG, TIF, PNG oder BMP erzeugt haben, besteht erstens die Gefahr, dass die Dateien relativ groß sind und zweitens haben Sie den Nachteil, dass Sie eine Datei pro Blatt haben. Wenn Sie 15 Seiten Zeugnisse anhängen wollen, und der Personaler muss jedes einzeln öffnen, können Sie sich vorstellen, dass Sie sich nicht besonders beliebt machen. Wenn Sie Ihre Bewerbung ins PDF-Format konvertieren, können Sie all diese Unwägbarkeiten umgehen.

Am besten ist es, wenn Sie Ihre Bewerbung in drei PDF-Dateien aufteilen und Sie nach folgendem Muster benennen:

  1. Huber_Gerlinde_Anschreiben.pdf
  2. Huber_Gerlinde_Lebenslauf.pdf
  3. Huber_Gerlinde_Zeugnisse.pdf

Die Unterstriche sollten Sie verwenden, da Leerzeichen in Dateinamen manchmal Probleme bereiten.

Die Erzeugung der PDFs

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, seine Dokumente ins PDF-Format zu konvertieren. Sogar Word kann seit Version 2010 Dokumente als PDF abspeichern, erzeugt jedoch viel zu große Dateien. Auch OpenOffice beherrscht den PDF-Export recht gut.

Moderne Scanner bieten häufig die Möglichkeit, auch mehrseitig direkt ins PDF-Format zu scannen – leider oft mit zweifelhaften Ergebnissen, was Qualität und Dateigröße betrifft. Für den Zeugnisscan bietet sich daher an, zunächst in hoher Auflösung in ein Bildformat zu scannen und die einzelnen Seiten dann in ein PDF-Dokument zusammenzufassen.

Wenn Sie Ihre Zeugnisse in Farbe verschicken möchten, müssen Sie wahrscheinlich ein wenig mit Auflösung und Farbtiefe beim Scannen herumexperimentieren, bis Sie einen guten Kompromiss zwischen Darstellungsqualität und der Größe der resultierenden PDF-Datei gefunden haben.

Sehr gute Ergebnisse habe ich mit der kostenlosen Software PDFCreator erzielt, die es ermöglicht, PDFs aus jedem beliebigen Programm heraus zu erzeugen. Sie erzeugt kleine Dateien bei sehr guter Qualität.

DownloadAnleitung zur Erzeugung von PDF-Dateien mit PDF-Creator

Online-Bewerbungen

Bei Online-Bewerbungen stellt eine Firma auf ihrer Webseite ein Formular bzw. eine ganze Anwendung zur Verfügung, über die Sie all Ihre bewerbungsrelevanten Daten eingeben können. Meist besteht auch die Möglichkeit zum Upload von Bildern, Zeugnissen oder anderen Dateien. Auf den ersten Blick eine tolle Idee – leider jedoch nur aus der Sicht des Arbeitgebers. Aus folgenden Gründen halte ich Online-Bewerbungen nur in Ausnahmefällen für sinnvoll:

  • Bewerbungen sind ohnehin schon ein aufwändiger und zeitraubender Prozess. Ich finde, dass einem Bewerber, der bereits viel Energie in gute Bewerbungsunterlagen investiert hat, nicht zugemutet werden sollte, seinen kompletten Lebenslauf für jede Firma noch einmal in ein Formular einzugeben – wie das oft der Fall ist.
  • Die Anwendungen sind meist sehr unflexibel, was die Übermittlung von Information angeht, die nicht einem Standardraster entspricht.
  • Nicht wenige der Anwendungen sind schlecht programmiert und fehleranfällig. In meiner Zeit als Bewerbungscoach habe ich es nicht selten erlebt, dass nach einstündiger Eingabe plötzlich ein Fehler auftaucht und alles noch einmal von vorne eingegeben werden musste.
  • Einige Unternehmen erheben unbemerkt statistische Daten zum Bewerber. Wie schnell gibt er die Daten ein? Bei welchen Angaben braucht er länger? Diese Daten fließen in die Bewertung des Bewerbers ein. Ethisch zweifelhaft? Vielleicht. Blödsinnig? Auf jeden Fall.

Hier also meine Tipps, wie Sie am besten mit einer Online-Bewerbung umgehen, wenn diese explizit gefordert wird:

  1. Senden Sie Ihre Bewerbung unbedingt bevorzugt per E-Mail, wie oben beschrieben. Versuchen Sie im Zweifelsfall, telefonisch eine E-Mail-Adresse in Erfahrung zu bringen, wenn Sie auf der Webseite des Unternehmens keine finden.
  2. Kommen Sie um das Online-Formular nicht herum, füllen Sie nur das Nötigste aus und verwenden den Upload für Dateianhänge, um Ihre Bewerbung zu übermitteln, so wie Sie die Dateien auch per E-Mail versandt hätten.
  3. Wenn auch diese Option nicht verfügbar ist und Ihnen die Bewerbung bei eben dieser Firma besonders am Herzen liegt, dann müssen Sie wohl in den sauren Apfel beißen und die Online-Variante wählen. Ansonsten können Sie die Bewerbung auch per Post senden.

Zum vorigen Artikel: Teil 6: Bewerbungsmappe und Deckblatt

Zum nächsten Artikel: Teil 8: Vorbereitung auf das Vorstellungsgespräch

© 2016 Björn Klug

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