Die perfekte Bewerbung, Teil 1/8 – Vorbereitung

Noch bevor Sie anfangen, auf Stellensuche zu gehen, gibt es einige Dinge über Sie zu klären:

  1. Wie gut wissen Sie über Ihre fachlichen und persönlichen Kompetenzen Bescheid?
  2. Wie soll Ihr nächster Job aussehen? Was sind Ihre Ziele?
  3. Haben Sie die notwendigen Kenntnisse, um eine perfekte Bewerbung anzufertigen, oder benötigen Sie Hilfe?

Kompetenzprofil

Statt von Bewerbung spricht man oft auch vom sog. Selbstmarketing. Wenn Sie sich vorübergehend einmal als Produkt betrachten, das Sie bei einem Arbeitgeber, also Ihrem Kunden, bewerben möchten, so sollten Sie natürlich genauestens über die Vorzüge des Produktes Bescheid wissen. Hierzu erstellen Sie ein Kompetenzprofil. Dies ist eine einfache Liste Ihrer fachlichen und persönlichen Kompetenzen. Erfahrungsgemäß können die wenigsten Menschen auf Anhieb detaillierte Auskunft über ihre erlernten Fähigkeiten geben, und noch weniger wissen um ihre persönlichen Eigenschaften. Die erste Version ihres Kompetenzprofils hätten viele meiner Seminarteilnehmer locker auf einem Bierdeckel unterbringen können, ohne besonders klein zu schreiben.

Tipp: Machen Sie sich eine Liste, auf der Sie all Ihre Fähigkeiten und Eigenschaften sammeln und die sie über längere Zeit immer wieder ergänzen, jedes Mal, wenn Ihnen neue Punkte auffallen.

Fachliche Kompetenzen

Vereinfacht gesagt sind das alle Fähigkeiten, die man durch Schulung oder durch praktische Erfahrung relativ leicht erlernen kann. Sie beschreiben, was Sie können und was Sie tun.

Tipp: Sammeln Sie auch Fähigkeiten, die Sie erst einmal nicht direkt mit Ihrer beruflichen Tätigkeit in Verbindung setzen würden.

Beispiele für Fachkompetenzen:

  • Ihre Ausbildung(en): Schul-, Ausbildungs- und Studienabschlüsse, Umschulungen
  • Fort- und Weiterbildungen: Seminare, Workshops etc.
  • Praktika
  • Berufserfahrung: Machen Sie eine Liste aller Tätigkeiten, die Sie verrichtet haben und notieren Sie, welche Fähigkeiten für jede dieser Tätigkeiten erforderlich waren (warum hätte z. B. die Reinigungskraft in Ihrem Haus Ihren Job eher nicht bewältigen können?)
  • EDV-Kenntnisse: Programme (Office, Bildbearbeitung etc.), Internet/E-Mail, Maschinenschreiben mit 10-Fingersystem,Textsatz, Programmiersprachen, Betriebssysteme, Webdesign, Systemadministration, Datenbanksysteme, Softwarepakete wie SAP usw. usf.
  • Fremdsprachen und allgemein das sprachliche Ausdrucksvermögen
  • Fahrerlaubnis und sonstige Lizenzen: Führerschein, Staplerschein, ADR-Schein, Sachkundeprüfungen usw.
  • Freizeit und Hobby: Selbst Computerspiele zählen gewissermaßen als Fachkompetenz, weil sie etwa auf Reaktionsschnelligkeit oder die Fähigkeit zu strategischem Denken hinweisen. Andere Beispiele: Kochen, Tanzen, Stricken, Sport, Literatur, Film
  • Methodische Kompetenzen: Führungs-, Präsentations-, Moderations-, Verkaufs- und Kreativtechniken. Wenn Sie z. B. ehrenamtlicher Trainer in Ihrem Sportverein sind, weist das auf Führungskompetenz hin.

Persönliche Kompetenzen

Download Arbeitsblatt Persönliche KompetenzenIhre persönlichen Eigenschaften hingegen beschreiben eher, wie Sie Tätigkeiten ausführen. Sie haben mehr mit Ihrem grundsätzlichen Wesen (Ihrer Essenz) zu tun und können gewöhnlicherweise nur schwer erlernt werden. Beispiel: Aus einem eher introvertierten Eigenbrötler wird durch ein einwöchiges Motivationsseminar höchst selten ein mondäner Partylöwe werden.

Tipp: Holen Sie sich Feedback von Freunden und Bekannten, wie Sie sie als Menschen beschreiben würden. Das nennt man Abgleich von Fremd- und Eigenwahrnehmung. Berücksichtigen Sie, dass Ihre Eigenwahrnehmung durchaus verzerrt sein kann (blinder Fleck). Andererseits müssen Sie auch nicht jede Fremdwahrnehmung für bare Münze nehmen.

Über die Jahre hinweg habe ich mit meinen Teilnehmern zusammen viele Beispiele für persönliche Kompetenzen gesammelt und diese als Anregung in Form einer Liste zusammengefasst:

Download: Arbeitsblatt Persönliche Kompetenzen

Tipp: Nummerieren Sie Ihre Top 10 nach Wichtigkeit geordnet, damit Sie sie für Anschreiben und Bewerbungsgespräch immer präsent haben.

Achtung: Die meisten Bewerber unterschätzen die Bedeutung ihrer persönlichen und sozialen Eigenschaften für den Bewerbungsprozess. Tatsächlich spielen sie in der Regel jedoch die größere Rolle bei der Entscheidung über Einstellung oder Ablehnung.

Defizite bzw. Potenziale

Was Sie (noch) nicht können, könnte man als Defizit bezeichnen, was gerne auch als »Fehler« gewertet wird. Grundsätzlich bin ich jedoch der Ansicht, dass Menschen bereits perfekt sind, wie sie sind und ihr Ziel stets sein sollte, eine Beschäftigung zu finden, in denen ihre bereits vorhandenen Begabungen optimal genutzt werden. Daher spreche ich lieber von Potenzialen, also Entwicklungsmöglichkeiten. Denn der innere Antrieb, sich weiterzuentwickeln, ist eine feine Sache, und diesen Impulsen sollte man nachgehen. Wenn zum Traumberuf LKW-Fahrer beispielsweise nur noch der Führerschein fehlt, spricht nichts dagegen, dieses Defizit auszugleichen. Andererseits wäre es wenig hilfreich, eine Abneigung gegen Einsamkeit als Defizit zu erklären, und einen Job als Leuchtturmwärter anzustreben.

Jedenfalls ist es vorteilhaft, über seine eigenen kleinen Eigenarten und Schwächen Bescheid zu wissen, um im Bewerbungsgespräch angemessen darauf eingehen zu können. Also machen Sie auch hier eine Liste.

Download: Arbeitsblatt Defizite

Ziele

Persönliche Ziele und Visionen sind ein Thema, das den Rahmen dieser Reihe sprengen würde. Deshalb hier nur eine kurze Empfehlung: Verwenden Sie ein paar Gedanken darauf, was Sie in den nächsten Jahren erreichen möchten, denn es kommt nicht selten vor, dass Sie im Bewerbungsgespräch danach gefragt werden. Wenn Sie beispielsweise in drei Jahren vom Sachbearbeiter zum Teamleiter aufsteigen möchten, sollte vor Unterzeichnung des Anstellungsvertrages geklärt sein, ob sich solche Aufstiegschancen in der betreffenden Firma überhaupt ergeben werden.

Tipp: Werden Sie sich klar darüber, was Sie im Leben erreichen möchten und suchen Sie sich dann einen Job, der mit Ihren Zielen und Visionen am besten in Einklang steht.

Download: Arbeitsblatt Ziele

EDV-Kenntnisse

Tipp: Wenn das Folgende wie Fachchinesisch für Sie klingt, lege ich Ihnen wärmstens ans Herz: Lassen Sie sich von jemandem helfen, dem diese Dinge leicht von der Hand gehen. Ansonsten werden Ihre Bewerbungsunterlagen fehlerhaft sein, und außerdem werden Sie unangemessen viel Zeit für deren Anfertigung benötigen.

Ohne Computer läuft heute gar nichts mehr. Selbst die schriftliche Bewerbung in Papierform kommt immer mehr aus der Mode. Ein handgeschriebener Lebenslauf, der noch vor 20 Jahren hin und wieder verlangt wurde, gilt heute als inakzeptabel. Und so sind gute EDV-Kenntnisse Voraussetzung auch für die Belange, denen wir uns hier widmen.

Wenn Ihre Bewerbung perfekt aussehen soll, müssen Sie natürlich auch die Werkzeuge, die Sie zur Erstellung verwenden, so gut beherrschen, dass Sie das Gewünschte auch entsprechend umsetzen können. Für die Erstellung von Lebenslauf, Deckblatt und Anschreiben benötigen Sie ein Textverarbeitungsprogramm. Das am häufigsten verwendete Programm ist sicherlich Microsoft Word, aber natürlich tut es auch der kostenlose Writer aus der OpenOffice Suite. Wenn Sie Bewerbungen per E-Mail versenden wollen, sollten Sie mit Ihrem E-Mail-Programm auf Du und Du sein und wissen, wie Sie Dokumente ins PDF-Format umwandeln. Außerdem brauchen Sie rudimentäre Kenntnisse der Bildbearbeitung, um Ihr Foto einscannen zu können, wenn Sie es vom Fotografen nicht schon digital haben, und kleinere Korrekturen vorzunehmen.

Textverarbeitung (Word, Writer etc.)

Sie müssen kein Office-Profi sein, um Ihre Bewerbung selbst anfertigen zu können, doch mit folgenden Werkzeugen Ihrer Textverarbeitung sollten Sie gut vertraut sein:

  • Zeichenformatierung: Schriftart -schnitt und -größe verändern
  • Absatzformatierung: linker und rechter Einzug, hängender Einzug, Abstand vor und nach Absatz, Absatzausrichtung (links, rechts, zentriert, Blocksatz), Tabulatoren, Unterscheidung zwischen Zeilen- und Absatzwechsel
  • Silbentrennung
  • Kopf- und Fußzeilen
  • Felder: automatisch aktualisiertes Datum, Seitenzahlen
  • Rahmen: zur Platzierung Ihres Bewerbungsfotos auf Lebenslauf oder Deckblatt (wichtig sind hier die Optionen zu Verankerung und Textumfluss)

Tipp: Ein Wort zum Thema Schriftart: Times New Roman und Arial sind so ausgelutscht, dass sie heute keiner mehr sehen kann. Einmal davon abgesehen, dass Times vielleicht die meist missbrauchte Schrift überhaupt ist, da sie eigentlich für den Zeitungsdruck entworfen wurde, kann man mit dieser Schrift im Bewerbungsumfeld keinen Blumentopf mehr gewinnen. Glücklicherweise stehen dem Standardbenutzer mit Windows Vista/7 ein paar neue und recht brauchbare Schriften zur Verfügung, die er auch nutzen sollte. Die Verwendung von kostenlosen Schriften aus dem Internet ist mit Vorsicht zu genießen, da nur ein äußerst geringer Anteil dieser Schriften professionellen Ansprüchen genügt. Meist sind nicht einmal deutsche Umlaute vorhanden. Hier ist also ein Minimum an Sachverstand gefragt. Die von mir in Folgeartikeln bereitgestellten Vorlagen basieren auf Standardschriften, mit denen Sie nichts falsch machen können.

Achtung: Wenn Sie zum Einrücken von Text einfach ein paar Mal die Tabulator-Taste drücken (ohne zuvor Sprungmarken gesetzt zu haben), oder gar die Leertaste dafür verwenden, sind Sie nicht bereit, Ihre eigene Bewerbung zu schreiben. In diesem Fall ist der Besuch eines EDV-Kurses angezeigt oder die Hilfe durch eine dritte Person.

PDF-Export

Wenn Sie Bewerbungen online oder per E-Mail versenden möchten, sollten Sie Ihre Unterlagen in das PDF-Format konvertieren.

Tipp: Versenden Sie ausschließlich PDF-Dokumente, kein Word-Format (.doc), keine Bildformate wie JPG, TIF etc. und schon gar keine anderen Text- oder Bildformate. Nur so stellen Sie sicher, dass der Empfänger Ihre Bewerbung erstens überhaupt lesen kann und sie zweitens so dargestellt wird, wie Sie es wollen. Nicht umsonst bedeutet PDF »Portable Document Format«.

Kostenlose Tools für die Erzeugung von PDFs aus beliebigen Programmen per Druckertreiber sind z. B. PDFCreator oder FreePDF. Natürlich tut es auch das überteuerte Original, der Distiller von Adobe. Weitere Hinweise hierzu gibt es in Teil 7: E-Mail-Bewerbung.

Scannen und Bildverarbeitung

Für den elektronischen Versand Ihrer Unterlagen müssen Sie Ihre Zeugnisse und eventuell Ihr Bewerbungsfoto scannen. Viele Scanner bieten heute einen Direktscan in ein PDF-Dokument, leider sind die Ergebnisse in den seltensten Fällen akzeptabel. Abgeschnittene Ränder, zu große Dateien oder zu schlechte Auflösung machen das Ergebnis für Bewerbungszwecke unbrauchbar. Auf Nummer Sicher gehen Sie, wenn Sie die Zeugnisse als JPG oder TIF scannen und diese Dateien dann mittels PDFCreator zusammenstellen. Außerdem kann es durchaus vorkommen, dass Sie für verschiedene Bewerbungen verschiedene Zeugnisse mitliefern, dann gibt diese Methode Ihnen die Freiheit, unterschiedliche Versionen der Zeugnisdatei zusammenzustellen, ohne jedes Mal Ihren Scanner neu bemühen zu müssen.

Um Flecken und Ränder aus den Zeugnisscans zu entfernen oder Ihr Bewerbungsfoto zurechtzuschneiden und zu skalieren, ist es hilfreich, die Grundfunktionen eines Bildbearbeitungsprogramms zu beherrschen. Photoshop ist hier Standard, aber teuer, Gimp kostet nichts, ist aber in der Bedienung etwas gewöhnungsbedürftig. Mit dem Windows-eigenen Paint werden Sie nicht sehr weit kommen.

E-Mail und Internet

Ein E-Mail-Programm beherrscht heute nahezu jeder. Dennoch kennen viele nicht den Unterschied zwischen einer E-Mail im HTML-Format und einer im Reintext-Format, was zu einer verstümmelten Anzeige führen kann. Oft werden auch Anhänge mit zu großen Dateigrößen versendet, die beim Empfänger für Ärger sorgen.

Tipp: Verwenden Sie keine Gemeinschaftsadresse oder gar die E-Mail-Adresse eines Freundes o. ä. ladykiller123@aol.com macht sich auf einer Bewerbung nicht so gut. E-Mail-Adressen gibt es kostenlos und komfortabel, und wenn Sie keine eigene haben (wollen), sollten Sie auch keine andere für Bewerbungszwecke nutzen.

Bei der Bewerbung über Online-Formulare auf Firmenwebsites (die ich, nebenbei, nach Möglichkeit immer umgangen habe, da sie in der Regel schlecht programmiert sind und viel zu viel Zeitaufwand beim Ausfüllen kosten) hilft ein wenig Erfahrung mit den kleinen Tücken des Internet. Internetrecherche sollte ebenfalls kein Fremdwort für Sie sein.

Also: Etwas fundierte Erfahrung im Umgang mit diesen Medien erspart Zeit und Ärger.

Fazit

  1. Bevor Sie mit der eigentlichen Bewerbung beginnen, sollten Sie wissen, was Sie können und wohin Sie wollen.
  2. Sie brauchen bestimmte Fertigkeiten im Umgang mit Ihrem Computer. Wenn Sie diese nicht besitzen, sollten Sie sie erlernen oder sich helfen lassen. Andernfalls droht viel Frust, unangemessen hoher Zeitaufwand und ein unbefriedigendes Endergebnis.

Zum vorigen Artikel: Teil o: Allgemeines

Zum nächsten Artikel: Teil 2: Stellenangebot

© 2016 Björn Klug

Dokumente zum Artikel

Download: Arbeitsblatt Defizite

Download: Arbeitsblatt Ziele

Download: Arbeitsblatt Persönliche Kompetenzen

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